Teamleider projectcoördinatieteam

Bij Obelisk begeleiden we organisaties, werknemers en werkzoekenden in veranderings- en ontwikkelingsprocessen. Versterken en verbinden van mens en organisatie, daar gaan wij voor. Denken over mogelijkheden. Durven iets te veranderen. En vooral het ook doen!

Wil jij graag een team aansturen, opvolgen en coachen? Ben je er ook van overtuigd dat dit het beste kan wanneer je zelf nog met je 2 voeten in de praktijk staat? Dan is deze vacature vermoedelijk iets voor jou!

Wij zoeken immers een Teamleider voor ons project-coördinatieteam van 8 personen. Dit team zorgt voor het vlekkeloos verloop van Nederlandstalige en Franstalige opleidingen, begeleidingen en workshops die zij van A tot Z coördineren voor onze klanten. De verantwoordelijkheid van dit team ligt voornamelijk bij de administratieve en organisatorische realisatie van onze trajecten en begeleidingen. Tevens zijn zij vaak de centrale contactpersoon voor alle betrokken partijen zoals docenten, collega’s en partners. Samen met onze begeleiders en trainers zorgen zij voor een kwalitatieve en professionele opvolging van de verschillende ontwikkelings- en opleidingstrajecten.

Als teamleider van dit team verwachten we dat je naast het aansturen en coachen van je team, je ook zelf voor een aantal projecten de coördinatie doet. Je behoudt de helicopterview van je team en bewaakt de team-doelstellingen. Daarnaast zoek je, samen met je collega’s, actief naar procesverbetering en optimalisatie van de processen in je team.

Vanuit je functie als teamleider neem je ook deel aan de stuurgroep van Obelisk, en bouw je mee aan de strategie en zet je deze om in de praktijk.

Als teamleider heb je veel contact met klanten en partners. Je bouwt samen met hen projecten uit door duurzame relaties aan te gaan.

 

De persoon die we zoeken voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • Je hebt min 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie en houdt ervan om met mensen om te gaan en hen te motiveren en te ontwikkelen;
  • Door je kritische blik bouw je mee aan onze organisatiestructuur en neem je initiatief om zaken nog efficiënter te laten lopen, zowel binnen je team als erbuiten;
  • Problem-solving is your middle name! Oplossingen kunnen aanbieden op een klantgerichte manier is heel erg belangrijk, zowel voor interne als externe klanten;
  • Je bent actiegericht en proactief om de kwaliteit van de dienstverlening van je team te bewaken en te verbeteren;
  • Je coördineert verschillende opleidingen en trajecten door elkaar, naast je people manager verantwoordelijkheid, waardoor je gestructureerd te werk kan gaan en hierin prioriteiten kan bepalen;
  • Je kan doelgericht werken naar deadlines die in sommige periodes hoge pieken kennen, en wordt niet afgeschrikt door last minute wijzigingen.

 

Dat klinkt misschien nog wat algemeen, daarom laten we je graag kennismaken met een typische werkweek:

  • Maandag werk je in de voormiddag aan de voorbereiding van een opleiding die zal starten over 4 maanden. Je bekijkt de feedback van de vorige opleiding, praktische details; maakt al een voorlopig verslag op en bestelt een treinticket bij onze collega’s richting… Gent! Daarnaast heeft er dit weekend blijkbaar een virus lelijk huisgehouden in de opleiding Webontwikkelaar. Je behandelt de mails en telefoons waarin cursisten aangeven dat ze afwezig zullen zijn en vraagt de nodige bewijzen op. In de namiddag is er één keer per maand ‘Monday Funday’ bij Obelisk. Dat wil zeggen dat iedereen die dag vrij worden gehouden van klantenopdrachten om aan interne kennisdeling te doen. Iedereen wordt verwacht op kantoor. Er wordt gewerkt rond thema’s die voor iedereen in de organisatie relevant zijn. ’s Middags voorzien alle jarigen de aanwezigen van lunch en na een dag hard werken is er een afterwork met cava en hapjes.
  • Dinsdag moet je vroeg uit te veren. Je gaat om 9u naar een planningsvergadering in Gent waarbij VDAB, docentenorganisatie en je collega trainer/trajectbegeleider van de groep mee aanwezig zijn. In de namiddag vertrek je terug richting kantoor en/of thuis om het verslag op te maken van de vergadering en deze door te sturen naar de aanwezige partijen. Je bent aanwezig op de dagelijkse team meeting en je werkt je mails bij. Je ondersteunt je collega’s die inhoudelijk wat vast zitten, of nood hebben aan een motiverende babbel. Op het einde van de dag maak je tijd om de agenda van de stuurgroep (management team waarvan je deel uit maakt) door te nemen en aan te vullen.
  • Woensdag start je wat later en komt naar kantoor in Heverlee waar de wekelijkse stuurgroep doorgaat. Je neemt actief deel met oplossingen en creatieve voorstellen. In de namiddag, na het dagelijks team overleg, heb je enkele gesprekken gepland met teamleden waarin je hun motivatie, individuele doelstellingen en veerkracht bespreekt.
  • Donderdag ben je in opleiding, dit betekent dat je een halve dag uitleg krijgt van onze business controller rond de budgetten van de opleidingen en hoe deze op te volgen. Hierna ga je zelf aan de slag voor de opleidingstrajecten die jij coördineert, je stelt ondertussen vragen aan je team en door ‘trial en error’ leer je stilaan wat er nodig is voor de coördinatie van deze opleidingen. In de namiddag ontvang je een telefoontje van je collega - trajectbegeleider. Een cursist wenst graag de opleiding stop te zetten, je bespreekt de verschillende mogelijkheden en administratieve gevolgen voor de cursist. Je vraagt aan de trajectbegeleider om je verder op de hoogte te houden van de situatie.
  • Vrijdag heb je ochtendpermanentie en ben je vanaf 8:00 op kantoor. Je verneemt dat er een docent laattijdig zal toekomen en verwittigt VDAB en cursisten. Dit doe je door alle info te raadplegen in onze systemen en hem de juiste informatie te bezorgen. Verder die dag vraag je de beschikbaarheden van externe docenten op en maakt een planning voor een leiderschapstraject. In de namiddag zit je samen met een aantal collega’s om het administratieve proces rond de facturatie van de zelfstandig consultants/trainers waar we mee samen werken, te optimaliseren.
  • Yes, weekend!

 

Elke dag met plezier samen bouwen aan de toekomst van onze klanten, daar staat natuurlijk wat tegenover.

Naast een sectorgericht loon en mooie extralegale voordelen zoals hospitalisatie- en groepsverzekering, laptop, maaltijdcheques, bedrijfswagen, smartphone en bijbehorend abonnement, bouwen we ook graag aan jouw toekomst door opleidingen op maat aan te bieden en je te ondersteunen bij het vormgeven van jouw carrière.

 

Je mag van ons het volgende verwachten:

  • Echtheid: naar al onze medewerkers toe zijn we authentiek en communiceren we met een grote openheid en respect voor ieders eigen achtergrond of situatie
  • Betrokkenheid: goesting om mee te denken over jouw loopbaan, opleiding en motivatie binnen Obelisk. Al je collega’s hebben een hart voor mensen en er heerst een familiaire, doch professionele werksfeer waarbij ook vaak naast het werk nog wordt afgesproken.
  • Flexibiliteit: wij vragen heel wat flexibiliteit van onze werknemers, maar geven dat ook graag terug door glijdende uren, thuiswerk en heel wat andere voordelen.
  • Ondernemerschap: wij zijn geen hokjesdenkers en willen jou de kans bieden om mee te denken met onze organisatie. Er is ruimte voor ideeën op alle vlakken en we zijn de eerste om innovatie een plaats te geven in onze dienstverlening.

 

Klinkt dit als dé ideale match? Solliciteer dan snel met je CV en motivatiebrief naar Annelies Steenbeke via panache@obelisk.be.