Bij Obelisk nv begeleiden we organisaties, werknemers of werkzoekenden in veranderings-en ontwikkelingsprocessen. Denken over mogelijkheden. Durven iets te veranderen. En vooral het ook doen! Samen met hen realiseren we verandering die vaak niet alleen impact heeft op de loopbaan, maar ook op het bredere welzijn.
Wil jij als projectcoördinator jouw steentje hieraan bijdragen, dan zie jijwaarschijnlijk volgend takenpakket als een positieve uitdaging:
Als Projectcoördinator zorg je voor het vlekkeloos verloop van Franstalige en Nederlandstalige opleidingen en workshops voorwerkzoekenden die wij van A tot Z coördineren.
Het doel hiervan is om werkzoekenden i.s.m. je collega’s door middel van een opleiding terug op de arbeidsmarkt te brengen.
Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische realisatie van de opleiding en een centrale contactpersoon voor alle betrokken partijen zoals docenten, collega’s en partners.
We zoeken iemand die ons team voltijds (100%) kan ondersteunen, in Heverlee voor onbepaalde duur. Idealiter kan je zo snel mogelijk starten (september 2023).
Jouw belangrijkste taken zijn:
- Problem-solving is your middle name! Oplossingen kunnen aanbieden op een klantgerichte manier is heel erg belangrijk;
- Financieel inzicht hebben in de budgetten per project;
- Nauwkeurig de planning opstellen, bewaken en wijzigen;
- Nauw contact hebben met deelnemers, docenten en collega’s in vergaderingen alsook via mail en telefoon. Je werkt in een team van collega’s, docenten en partner. Ook met hen overleg je regelmatig op locatie.
- Alle administratieve documenten in orde brengen op papier én digitaal zoals dagelijkse af- en aanwezigheden;
- Je coördineert verschillende werkzoekenden opleidingen door elkaar waardoor je gestructureerd te werk kan gaan en hierin prioriteiten kan bepalen;
- Door je kritische blik bouw je mee aan onze organisatiestructuur en neem je initiatief om zaken nog efficiënter te laten lopen;
- Je kan doelgericht werken naar deadlines die in sommige periodes hoge pieken kennen;
De persoon die we zoeken voldoet aan de volgende checklist:
- Je hebt een bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring, minimum 2 jaar relevante ervaring
- Je houdt van administratie;
- Je legt gemakkelijk contact en je communiceert graag face to face en via telefoon en/of online call;
- Je hebt een goede beheersing van het MS-office pakket en algemene digitale skills;
- Authenticiteit, flexibiliteit en meebouwen aan een positieve team sfeer zijn voor jou vanzelfsprekendheden.
- Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans, zowel schriftelijk als mondeling.
Dat klinkt misschien nog wat algemeen, daarom laten we je graag kennismaken met een typische werkweek:
- Maandag werk je in de voormiddag aan de voorbereiding van een opleiding die zal starten over 4 maanden. Je bekijkt de feedback van de vorige opleiding, verzamelt de praktische details; maakt al een voorlopig verslag op en bestelt een treinticket bij onze collega’s richting… Gent! Je behandelt ook je projectmailbox. Na de lunch heb je een meeting met je collega’s. Er wordt gewerkt rond thema’s die voor het hele team relevant zijn en je bent verslaggever van deze vergadering. Je neemt deel aan deze vergadering en werkt het verslag af. Ter afsluiting bekijk je nog even je mails om eventuele noodgevallen snel te kunnen opvangen.
- Dinsdag start je op met een kort online scrum-moment. Je gaat om 10u naar het partneroverleg in Gent waarbij de vormingspartner en je collega career coach van dit project mee aanwezig zijn. In de namiddag heb je nog een evaluatievergadering bij dezelfde partner dus werk je ter plekke je verslag van de planningsvergadering af. Je luncht mee met de collega’s van de vormingspartner en leidt in de namiddag de evaluatievergadering. Je hebt je natuurlijk grondig voorbereid en kent vanuit de schriftelijke evaluatie al de grote lijnen die aan bod kunnen komen. Tijdens de vergadering laat je de cursisten aan het woord en kan je de feedback verzamelen. Je gaat naar huis en werkt op de trein het verslag van de vergadering af. Dit stuur je door naar alle betrokken partijen.
- Woensdag start je wat later en werk je de planning van de opleiding verder uit. Je registreert alle gegevens van de planning in onze digitale systemen, stemt dit af met de career coaches via mail en telefoon, … 1 van de docenten heeft nog een vraag over de financiële vergoeding, je belt die even op en bevestigt de afspraken per mail. Tussendoor ontvang je nog enkele telefoontjes van potentiële kandidaten die graag wat meer informatie willen hebben over enkele van de opleidingen die je organiseert. Op het einde van de dag maak je nog even tijd om de mailbox op te volgen, hierin zitten enkele vragen van cursisten van een andere opleiding. Je hebt avond permanentie en je werkt tot 17u00.
- Donderdag ben je in opleiding, dit betekent dat je een halve dag uitleg krijgt van onze “senior collega” over de budgetten van dit project. Hierna neem je een taak rond het nazicht van de facturatie op, je stelt ondertussen vragen aan je team en door ‘trial en error’ leer je stilaan wat er nodig is om de coördinatie zelfstandig op te volgen. In de namiddag ontvang je een telefoontje van je collega career coach. Een cursist wenst graag de opleiding stop te zetten, je bespreekt de verschillende mogelijkheden en administratieve gevolgen voor de cursist. Je vraagt aan de career coach om je verder op de hoogte te houden van de situatie.
- Vrijdag heb je ochtendpermanentie en ben je vanaf 8u00 op kantoor. Je verneemt dat een trainer laattijdig zal toekomen en verwittigt de vormingspartner en cursisten. Dit doe je door alle info te raadplegen in onze digitale systemen. Je ontvangt de tewerkstellingsresultaten van een opleiding die afgelopen is: je vult de databank van de klant aan. Je leest het eindrapport van deze opleiding na, verzamelt de aandachtspunten en zet deze klaar voor een volgende editie. Je sluit de opleiding ook administratief af. Omwille van de ochtendpermanentie, eindig je je dag vroeg om 16:30.
Yes, weekend!
We willen natuurlijk niets liever dan dat jij elke dag met een ‘yihaa’ gevoel aan de slag gaat. Jij ook? Dan ben je als Projectcoördinator:
- Flexibel. Zowel naar klanten toe (onze projecten gaan door in heel Vlaanderen en Brussel), als naar werkuren.
- Analytisch. Je zal goochelen met verschillende agenda’s, krijgt diverse vragen en je bewaart het overzicht van alle planningen. Daarbij komt ook nog eens een drukke agenda. Jouw taak is om het overzicht te behouden.
- Ondernemend. Je denkt actief na over hoe je onze klanten en collega’s het meest optimaal kan ondersteunen. Je volgt actief het project op de voet en kan deze kennis delen.
- Empathisch, maar ook assertief en diplomatisch in jouw contacten waar nodig. Jouw taak draait er om alles op de rails te blijven houden.
Elke dag met plezier samen bouwen aan de toekomst van onze klanten, daar staat natuurlijk wat tegenover.
Naast een sectorgericht loon en mooie extralegale voordelen zoals laptop, maaltijdcheques, smartphone abonnement, bouwen we ook graag aan jouw toekomstdoor begeleiding op maat aan te bieden en de kans om jouw carrière vorm te geven.
Je mag van ons het volgende verwachten:
- Echtheid en vertrouwen: naar al onze medewerkers toe zijn we authentiek en communiceren we met een grote openheid en respect voor ieders eigen achtergrond of situatie. We werken vanuit vertrouwen samen met elkaar, en dat uit zich o.a. in plaats- en tijdsonafhankelijk werken.
- Betrokkenheid: goesting om mee te denken over jouw loopbaan, opleiding en motivatie binnen Obelisk. Al je collega’s hebben een hart voor mensen en er heerst een familiaire, doch professionele werksfeer waarbij ook vaak naast het werk nog wordt afgesproken.
- Flexibiliteit: wij vragen heel wat flexibiliteit van onze werknemers, maar geven dat ook graag terug door glijdende uren, thuiswerk en heel wat andere voordelen.
- Ondernemerschap: wij zijn geenhokjesdenkers en willen jou de kans bieden om mee te denken met onze organisatie. Er is ruimte voor ideeën op alle vlakken en we zijn de eerste om innovatie een plaats te geven in onze dienstverlening.
Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar om een belangrijke rol te spelen in het beheer van onze opleidingen? Stuur dan je CV en motivatiebrief of videoboodschap naar hello@kompose.be t.a.v. Dominique De Troij.
We kijken uit naar je sollicitatie!
Het Obelisk team.
.png){kind=small}
.png){kind=small}
