Projectcoördinator NL/FR

Is problem-solving your middle name? En hou je van administratie? Dan ben jij misschien wel de Projectcoördinator die zorgt voor het vlekkeloos verloop van Franstalige en Nederlandstalige opleidingen voor werkzoekenden.

Bij Obelisk nv begeleiden we organisaties, werknemers of werkzoekenden in veranderings- en ontwikkelingsprocessen. Denken over mogelijkheden. Durven iets te veranderen. En vooral het ook doen! Samen met hen realiseren we verandering die vaak niet alleen impact heeft op de loopbaan, maar ook op het bredere welzijn.

Wil jij als projectcoördinator jouw steentje hieraan bijdragen, dan zie jij waarschijnlijk volgend takenpakket als een positieve uitdaging:


Als Projectcoördinator zorg je voor het vlekkeloos verloop van Franstalige en Nederlandstalige opleidingen en workshops voor werkzoekenden die wij van A tot Z coördineren. Het doel hiervan is om werkzoekenden i.s.m. je collega’s door middel van een opleiding terug op de arbeidsmarkt te brengen. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische realisatie van de opleiding en een centrale contactpersoon voor alle betrokken partijen zoals docenten, collega’s en partners. We zoeken iemand die ons team van 6 projectcoördinatoren deeltijds (80%) kan ondersteunen, in Heverlee, gedurende een bepaalde periode.

Een algemene beschrijving van jouw belangrijkste taken zijn:

  • Problem-solving is your middle name! Oplossingen kunnen aanbieden op een klantgerichte manier is heel erg belangrijk;
  • Financieel inzicht hebben in de budgetten per project;
  • Nauwkeurig de planning opstellen, bewaken en wijzigen;
  • Nauw contact hebben met deelnemers, docenten en collega’s in vergaderingen alsook via mail en telefoon;
  • Alle administratieve documenten in orde brengen op papier én digitaal zoals dagelijkse af- en aanwezigheden;
  • Je coördineert verschillende werkzoekenden opleidingen door elkaar waardoor je gestructureerd te werk kan gaan en hierin prioriteiten kan bepalen;
  • Door je kritische blik bouw je mee aan onze organisatiestructuur en neem je initiatief om zaken nog efficiënter te laten lopen;
  • Je kan doelgericht werken naar deadlines die in sommige periodes hoge pieken kennen;
  • Je werkt in een team van collega’s, docenten en partners. Ook met hen overleg je regelmatig op locatie.

Dat klinkt misschien nog wat algemeen, daarom laten we je graag kennismaken met een typische werkweek:

Maandag werk je in de voormiddag aan de voorbereiding van een opleiding die zal starten over 4 maanden. Je bekijkt de feedback van de vorige opleiding, praktische details; maakt al een voorlopig verslag op en bestelt een treinticket bij onze collega’s richting… Brussel!
Daarnaast blijkt dat de verkoudheden weer in het land zijn: je behandelt de mails en telefoons waarin cursisten aangeven dat ze afwezig zullen zijn en vraagt de nodige bewijzen op. Ook een docent geeft aan dat hij morgen geen opleiding kan geven: je zoekt een alternatief en brengt de cursisten op de hoogte. In de namiddag heb je een meeting met het projectcoördinatieteam. Er wordt gewerkt rond thema’s die voor het hele team relevant zijn en je bent verslaggever van deze vergadering. Je neemt deel aan deze vergadering en werkt het verslag af. Ter afsluiting bekijk je nog even je mails om eventuele noodgevallen snel te kunnen opvangen.

Dinsdag moet je vroeg uit te veren. Je gaat om 9u naar een planningsvergadering in Brussel waarbij Bruxelles formation en je collega trajectbegeleider van de groep mee aanwezig zijn. In de namiddag heb je nog een evaluatievergadering bij dezelfde partner dus werk je ter plekke je verslag van de planningsvergadering af. Je luncht mee met de collega’s van Bruxelles formation en leidt in de namiddag de evaluatievergadering. Je hebt je natuurlijk grondig voorbereid en kent vanuit de schriftelijke evaluatie al de grote lijnen die aan bod kunnen komen. Tijdens de vergadering laat je de cursisten aan het woord en kan je de feedback verzamelen. Je gaat naar huis en werkt op de trein het verslag van de vergadering af. Dit stuur je door naar alle betrokken partijen.

Woensdag start je wat later en werk je de opleiding verder uit, je registreert alle gegevens van de opleiding in onze digitale systemen, je contacteert docenten via mail en telefoon om de planning op te maken, … 1 van de docenten heeft nog een vraag over de financiële vergoeding, je belt hem even op en bevestigt de afspraken per mail. Tussendoor ontvang je nog enkele telefoontjes van potentiële kandidaten die graag wat meer informatie willen hebben over enkele van de opleidingen die je organiseert. Op het einde van de dag maak je nog even tijd om de mailbox op te volgen, hierin zitten enkele vragen van cursisten van een andere opleiding. Je hebt late permanentie en je werkt tot 17:00.

Donderdag ben je in opleiding, dit betekent dat je een halve dag uitleg krijgt van onze “senior collega” omtrent de budgetten van een opleiding. Hierna ga je zelf aan de slag voor je eigen opleiding, je stelt ondertussen vragen aan je team en door ‘trial en error’ leer je stilaan wat er nodig is voor de coördinatie van deze opleidingen. In de namiddag ontvang je een telefoontje van je collega - trajectbegeleider. Een cursist wenst graag de opleiding stop te zetten, je bespreekt de verschillende mogelijkheden en administratieve gevolgen voor de cursist. Je vraagt aan de trajectbegeleider om je verder op de hoogte te houden van de situatie.

Vrijdag heb je ochtendpermanentie en ben je vanaf 8:00 op kantoor. Je verneemt dat er een docent laattijdig zal toekomen en verwittigt Bruxelles Formation en cursisten. Dit doe je door alle info te raadplegen in onze systemen en hem de juiste informatie te bezorgen. Je ontvangt de tewerkstellingsresultaten van een opleiding die afgelopen is: je vult de databank van de klant aan. Je leest het eindrapport van deze opleiding na, verzamelt de aandachtspunten en zet deze klaar voor een volgende editie e, je sluit de opleiding ook administratief af. Omwille van de ochtendpermanentie, eindig je je dag vroeg om 16:30.

Yes, weekend!

De persoon die we zoeken voldoet aan de volgende checklist:

  • Je houdt van administratie;
  • Je legt makkelijk contact en je communiceert graag face to face en via telefoon en/of online call;
  • Je hebt een goede beheersing van het MS-office pakket;
  • Authenticiteit, flexibiliteit en meebouwen aan een positieve team sfeer zijn voor jou vanzelfsprekendheden;
  • Je kan constructieve feedback geven aan interne en externe collega’s/ partners;
  • Je communiceert vlot in het Frans én het Nederlands, zowel schriftelijk als mondeling.

Elke dag met plezier samen bouwen aan de toekomst van onze klanten, daar staat natuurlijk wat tegenover.

Naast een sectorgericht loon en mooie extralegale voordelen zoals laptop, maaltijdcheques, smartphone abonnement, bouwen we ook graag aan jouw toekomst door begeleiding op maat aan te bieden en de kans om jouw carrière vorm te geven.

Je mag van ons het volgende verwachten:

  • Echtheid en vertrouwen: naar al onze medewerkers toe zijn we authentiek en communiceren we met een grote openheid en respect voor ieders eigen achtergrond of situatie. We werken vanuit vertrouwen samen met elkaar, en dat uit zich o.a. in plaats- en tijdsonafhankelijk werken.
  • Betrokkenheid: goesting om mee te denken over jouw loopbaan, opleiding en motivatie binnen Obelisk. Al je collega’s hebben een hart voor mensen en er heerst een familiaire, doch professionele werksfeer waarbij ook vaak naast het werk nog wordt afgesproken.
  • Flexibiliteit: wij vragen heel wat flexibiliteit van onze werknemers, maar geven dat ook graag terug door glijdende uren, thuiswerk en heel wat andere voordelen.
  • Ondernemerschap: wij zijn geen hokjesdenkers en willen jou de kans bieden om mee te denken met onze organisatie. Er is ruimte voor ideeën op alle vlakken en we zijn de eerste om innovatie een plaats te geven in onze dienstverlening.

Klinkt dit als dé ideale match?

Solliciteer dan snel met je CV en motivatiebrief naar Dominique De Troij via panache@obelisk.be. ‍