.png){kind=small}
.png){kind=small}
Onboarding is meer dan een verwelkoming op de eerste dag: het is eerder een proces van meerdere maanden. Daarom ontwikkelden we een onboarding traject om nieuwe medewerkers op een efficiënte en betrokken manier te verwelkomen in hun nieuwe werkomgeving. Het traject is een langetermijnplanning dat al start voor de eerste werkdag en verder loopt tijdens het eerste 6 maanden. Hierna komt de nieuwe collega in de normale VTO cirkel terecht.
Alle fasen van de onboarding zitten vervat in het stappenplan: preboarding, de eerste dag, de eerste week, de eerste maand en de eerste 6 maanden. Per fase bevat het plan een uitgebreide onboarding checklist, aangepast aan de organisatie. Wie is verantwoordelijk voor deze stap? Welke documenten moet je opmaken? Waaraan moet je zeker denken? Wat is de timing? Impliciet zitten alle belangrijke dimensies van onboarding volgens het model van Daniel H. Pink in het stappenplan vervat. Wanneer een nieuwe collega een contract tekent, haal je de onboarding checklist erbij, pas je deze toe op deze specifieke medewerker en zijn team en verdeel je de taken.
Ook onze eigen onboarding kreeg een make-over aan de hand van dit stappenplan. En we geven je een inkijk: per fase van onboarding lichten we enkele van de stappen toe.
Verschillende partijen zijn betrokken bij de onboarding van een nieuwe collega. De IT afdeling moet een laptop klaar zetten of je moet veiligheidskledij voorzien. Je wilt daarnaast meteen verbinding creëren met het team en er moeten nog enkele documenten ondertekend worden voor de HR afdeling. Bij Obelisk werden de volgende stakeholders omschreven:
Daarnaast ondersteunen bepaalde systemen je onboardingproces. Eerste vraag is dan of je voor een volledig offline of deels online onboarding kiest. We raden, indien mogelijk, altijd een gecombineerd traject aan. Een onboarding platform heeft namelijk heel wat voordelen. Het gebruikte systeem bij Obelisk is LearningFever, een online leerplatform dat je volledig zelf kan modelleren.
De periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag van de nieuwe medewerker staat bij Obelisk in het teken van betrokkenheid. We willen de onzekerheden die er heersen bij de nieuwe medewerker wegnemen door in nauw contact te blijven. Hier zie je 6 van de 12 concrete acties in de preboarding van Obelisk:
De eerste dag van de nieuwe medewerker staat in teken van verwelkomen en informeren. We voorzien een verwelkoming met de collega’s en nemen alle praktische zaken door. Daarnaast kan de nieuwe collega op een online leerplatform het gehele onboarding traject terugvinden. Dit vormt de perfecte leidraad waarmee de nieuwe medewerker vanaf dag één, op eigen tempo, aan de slag gaat met alle informatie. Zo wordt de nieuwkomer niet overspoeld door informatie en hij/zij krijgt eigenaarschap over zijn/haar leerproces. Op het onboarding platform kan de nieuwe medewerker ook competenties verder ontwikkelen aan de hand van leermomenten, reflecties, feedback en opdrachten.
De eerste dag plannen we tot in detail. De nieuwe medewerker ontvangt deze planning ook een week vooraf. Dat vermindert de onzekerheden over de eerste werkdag. Enkele agendapunten zie je hieronder:
De spanning van de eerste dag neemt geleidelijk aan wat meer af tijdens de eerste week. Het is dan ook goed om tijdens de eerste week tijd en ruimte vrij te maken om de nieuwkomer beter te leren kennen. Een aantal zaken die tijdens de eerste week plaatsvinden bij Obelisk:
De eerste maand is een acclimatisatieperiode. In deze periode went de nieuwe medewerker aan de omgeving, hij/zij leert collega’s beter kennen en vindt zijn/haar weg in het takenpakket. We plannen check-in momenten met de teamleider en het team voor sterkere connecties en betrokkenheid. Verder voorzien we leermomenten door de nieuwe collega mee te laten volgen met collega’s en hem/haar stap voor stap zelf taken op te laten nemen. Wederzijdse feedback speelt hierbij een belangrijke rol. Tot slot volgt de nieuwe medewerker ook opleidingen zodat hij/zij nog verder kan groeien in zijn/haar competenties.
De acties in het stappenplan tijdens de eerste weken hebben geen specifieke volgorde. Enkele voorbeelden van acties bij Obelisk zijn:
Het onboardingsproces stopt niet na de eerste maand. In de maanden die volgen kan het lijken dat een nieuwkomer al meedraait als een volwaardige collega en juist daar schuilt het gevaar. Het is daarom belangrijk dat je in de eerste maanden na de start betrokkenheid blijft tonen. Dit zorgt voor een grotere lange termijn motivatie van de nieuwe medewerker. Toegepast op Obelisk betekent dat bijvoorbeeld:
Ook na de eerste 6 maanden blijven opvolging, feedbackmomenten en momenten met het team belangrijk. De nieuwe medewerker gaat van onboarding experience over naar employee experience en draait mee in de organisatie met dezelfde omkadering als alle andere collega’s. Daarnaast geeft de nieuwe collega feedback op het onboarding proces, een proces dat we continu bijsturen op basis van deze data.
Deze acties passen specifiek bij de werking van Obelisk. Iedere organisatie is anders en het algemene stappenplan voor onboarding gebruiken we altijd als start voor en gepersonaliseerde checklist. Wil jij voor jouw organisatie ook een beleid op maat? Neem contact op!
