Klant

Jaar

website

Onboarding is meer dan een verwelkoming op de eerste dag: het is eerder een proces van meerdere maanden. Daarom ontwikkelden we een onboarding traject om nieuwe medewerkers op een efficiënte en betrokken manier te verwelkomen in hun nieuwe werkomgeving. Het traject is een langetermijnplanning dat al start voor de eerste werkdag en verder loopt tijdens het eerste 6 maanden.  Hierna komt de nieuwe collega in de normale VTO cirkel terecht.

Alle fasen van de onboarding zitten vervat in het stappenplan: preboarding, de eerste dag, de eerste week, de eerste maand en de eerste 6 maanden. Per fase bevat het plan een uitgebreide onboarding checklist, aangepast aan de organisatie. Wie is verantwoordelijk voor deze stap? Welke documenten moet je opmaken? Waaraan moet je zeker denken? Wat is de timing? Impliciet zitten alle belangrijke dimensies van onboarding volgens het model van Daniel H. Pink in het stappenplan vervat. Wanneer een nieuwe collega een contract tekent, haal je de onboarding checklist erbij, pas je deze toe op deze specifieke medewerker en zijn team  en verdeel je de taken.

Ook onze eigen onboarding kreeg een make-over aan de hand van dit stappenplan. En we geven je een inkijk: per fase van onboarding lichten we enkele van de stappen toe.

Systemen en interne stakeholders

Verschillende partijen zijn betrokken bij de onboarding van een nieuwe collega. De IT afdeling moet een laptop klaar zetten of je moet veiligheidskledij voorzien. Je wilt daarnaast meteen verbinding creëren met het team en er moeten nog enkele documenten ondertekend worden voor de HR afdeling. Bij Obelisk werden de volgende stakeholders omschreven:

  • De nieuwe collega zelf
  • De teamleider
  • Peter of Meter
  • De CEO
  • De HR manager
  • Panache, het administratieve team bij Obelisk
  • Het team
  • Project owner(s) van de projecten van de nieuwe collega
  • Het Management Team
  • Alle collega’s van de organisatie

Daarnaast ondersteunen bepaalde systemen je onboardingproces. Eerste vraag is dan of je voor een volledig offline of deels online onboarding kiest. We raden, indien mogelijk, altijd een gecombineerd traject aan. Een onboarding platform heeft namelijk heel wat voordelen. Het gebruikte systeem bij Obelisk is LearningFever, een online leerplatform dat je volledig zelf kan modelleren.

 

Pre boarding

De periode tussen het ondertekenen van het contract en de eerste werkdag van de nieuwe medewerker staat bij Obelisk in het teken van betrokkenheid. We willen de onzekerheden die er heersen bij de nieuwe medewerker wegnemen door in nauw contact te blijven. Hier zie je 6 van de 12 concrete acties in de preboarding van Obelisk:

  • Een welkomstmail met de sleutelfiguren in de organisatie en een planning voor de eerste weken. Dit gebeurt door de teamleider, met de peter/meter en Panache in cc.
  • Een boek passend bij de functie met een persoonlijk welkomstbericht aan de binnenkant van de cover.
  • Contact met een peter of meter. De peter/meter wordt aangesteld en neemt contact op met de nieuwe collega. Op die manier heeft de nieuwe medewerker al een vertrouwde connectie binnen het bedrijf.
  • Een connectieverzoek op LinkedIn door de teamleider en de peter of meter. LinkedIn is namelijk een belangrijk instrument bij Obelisk.
  • De teamleider stelt een e-mail op naar de gehele organisatie met een introductie van de nieuwe collega.
  • De collega wordt door Panache toegevoegd aan alle systemen en de teamleider bezorgt daartoe de nodige informatie aan Panache.

 

De eerste dag

De eerste dag van de nieuwe medewerker staat in teken van verwelkomen en informeren. We voorzien een verwelkoming met de collega’s en nemen alle praktische zaken door. Daarnaast kan de nieuwe collega op een online leerplatform het gehele onboarding traject terugvinden. Dit vormt de perfecte leidraad waarmee de nieuwe medewerker vanaf dag één, op eigen tempo, aan de slag gaat met alle informatie. Zo wordt de nieuwkomer niet overspoeld door informatie en hij/zij krijgt eigenaarschap over zijn/haar leerproces. Op het onboarding platform kan de nieuwe medewerker ook competenties verder ontwikkelen aan de hand van leermomenten, reflecties, feedback en opdrachten.

De eerste dag plannen we tot in detail. De nieuwe medewerker ontvangt deze planning ook een week vooraf. Dat vermindert de onzekerheden over de eerste werkdag. Enkele agendapunten zie je hieronder:

  • 9u: aankomst op kantoor. De teamleider versiert de bureau van de nieuwe collega. Panache print een welkom affiche en hangt deze op aan de deur van kantoor.
  • 9u30
  • 10u: rondleiding in het gebouw. Panache doet dit samen met de peter of meter van de nieuwe collega.
  • 10u30: Officiële kennismaking met de teamleider. De besproken onderwerpen zijn afhankelijk van de rol van de nieuwe collega.
  • 11u30 tijd voor technische uitleg
  • 12u
  • Lunch . Er wordt een oproep gedaan bij collega’s om aanwezig te zijn bij de lunch. Ook de teamleider en de peter of meter zijn aanwezig.
  • 13u30 : tijd om op het online platform enkele specifieke topics individueel te bekijken.
  • 14u30
  • 15u30: afspraak met de garage voor het ophalen van de bedrijfswagen.
  • 16u30: telefoontje van de teamleider om te vragen hoe de eerste dag is verlopen.

 

De eerste week

De spanning van de eerste dag neemt geleidelijk aan wat meer af tijdens de eerste week. Het is dan ook goed om tijdens de eerste week tijd en ruimte vrij te maken om de nieuwkomer beter te leren kennen. Een aantal zaken die tijdens de eerste week plaatsvinden bij Obelisk:

  • De nieuwe collega krijgt de opdracht zichzelf voor te stellen aan de organisatie via mail.
  • Meeting met de project owner(s) met een informatiedeling over de projecten van de nieuwe collega.
  • Vragenmoment met Panache over het gebruik van telefonie en systemen.
  • Dagelijks check-in moment met de teamleider en/of peter/meter.
  • Observatiemomenten tijdens de taken van collega’s met een gelijkaardige rol: een training volgen, een vergadering volgen,..

De eerste maand

De eerste maand is een acclimatisatieperiode. In deze periode went de nieuwe medewerker aan de omgeving, hij/zij leert collega’s beter kennen en vindt zijn/haar weg in het takenpakket. We plannen check-in momenten met de teamleider en het team voor sterkere connecties en betrokkenheid. Verder voorzien we leermomenten door de nieuwe collega mee te laten volgen met collega’s en hem/haar stap voor stap zelf taken op te laten nemen. Wederzijdse feedback speelt hierbij een belangrijke rol. Tot slot volgt de nieuwe medewerker ook opleidingen zodat hij/zij nog verder kan groeien in zijn/haar competenties.

De acties in het stappenplan tijdens de eerste weken hebben geen specifieke volgorde. Enkele voorbeelden van acties bij Obelisk zijn:

  • Vragenmoment rond onkostennota, loonbrief en tankkaart met Panache.
  • De teamleider plant een wekelijks moment in met de nieuwe collega.
  • Uitwisselingsmoment met andere nieuwe collega’s.
  • Individueel doorlopen van informatie op het platform LearningFever over ambassadeurschap bij Obelisk.

De eerste 6 maanden

Het onboardingsproces stopt niet na de eerste maand. In de maanden die volgen kan het lijken dat een nieuwkomer al meedraait als een volwaardige collega en juist daar schuilt het gevaar. Het is daarom belangrijk dat je in de eerste maanden na de start betrokkenheid blijft tonen. Dit zorgt voor een grotere lange termijn motivatie van de nieuwe medewerker. Toegepast op Obelisk betekent dat bijvoorbeeld:

  • De teamleider plant een reflectiemoment in met de nieuwe collega. Bij Obelisk is dit ‘het denkgesprek’. Hierin reflecteert de nieuwe collega over de doelstellingen die bij de onboarding werden vastgelegd.
  • Relevante trainingen zoals een train-de-trainer of een train-de-coach om de collega te ontwikkelen in zijn of haar rol als begeleider en/of trainer.
  • Actieve deelname aan de maandelijkse momenten van kennisdeling.

 

En wat na de eerste 6 maanden?

Ook na de eerste 6 maanden blijven opvolging, feedbackmomenten en momenten met het team belangrijk. De nieuwe medewerker gaat van onboarding experience over naar employee experience en draait mee in de organisatie met dezelfde omkadering als alle andere collega’s. Daarnaast geeft de nieuwe collega feedback op het onboarding proces, een proces dat we continu bijsturen op basis van deze data.

Deze acties passen specifiek bij de werking van Obelisk. Iedere organisatie is anders en het algemene stappenplan voor onboarding gebruiken we altijd als start voor en gepersonaliseerde checklist. Wil jij voor jouw organisatie ook een beleid op maat?  Neem contact op!

 



Laatste cases

De onboarding bij Obelisk werd geoptimaliseerd op basis van het stappenplan voor onboarding. Lees in deze case welke acties we nemen in iedere fase van de onboarding.

Politiezone Antwerpen draagt integriteit hoog in het vaandel. Nieuwe medewerkers in het korps krijgen daarom een opleiding feedback geven zodat ze zich zelfzeker voelen om collega's aan te spreken op niet integer gedrag.